Cermati! Ini 4 Contoh Surat Dinas yang Baik dan Benar

Contoh Surat Dinas – Sebuah surat kerap sekali digunakan sebagai alternatif lain dari bentuk dan jenis komunikasi dalam kehidupan sehari-hari. Surat juga memiliki manfaat yang hingga saat kini masih sering digunakan oleh sejumlah kalangan orang. Meski identik dan berawal dari secarik kertas dengan guratan pena sebagai isinya, namun kini sebuah surat sudah banyak bertransformasi jenisnya, mulai dari era mesin tik, hingga era printer di kehidupan modern ini.

Surat sebagai alat komunikasi masih menjadi sebuah pilihan yang tepat untuk mengikat hal-hal formal yang meliputi hubungan kerjasama, komunikasi formal, atau surat yang menjelaskan mengenai informasi yang disampaikan dari hierarki paling atas. Penggunaan surat sebagai bentuk kerjasama tersebut biasanya menjelaskan mengenai perjanjian yang dilakukan antara kedua belah pihak. Hal itulah yang membuat kegiatan surat-menyurat masih sering digunakan di kalangan pekerja kantor.

Meski telah memasuki era teknologi digital yang serba modern, namun pembuatan sebuah surat tidaklah mengurangi kaidah-kaidah yang terlebih dahulu ada, terlebih dalam hal pengikat formal. Perubahan pembuatan surat dari konvesional ke modern tetaplah memperhatikan hakikat surat yang ada pada sistim persuratan tersebut. Maka dari itu, ada hal-hal yang memang seharusnya Anda perhatikan secara detil dalam membuat sebuah surat.

Nah, jika Anda ingin membuat sebuah surat dengan kaidah yang baik dan benar, maka Anda membaca ulasan yang tepat. Di sini, kami akan memberikan kaidah penulisan surat yang baik dan benar, beserta beberapa contohnya, termasuk contoh surat dinas yang bersifat formal. Yuk simak penjelasan di bawah ini!

Pengertian Surat; dari Sarana Komunikasi, Hingga Pengikat Formal

Surat sendiri merupakan sebuah pesan tertulis yang berawal dari antar-pribadi, dikirim menggunakan sebuah amplop melalui pos. Isi dari pesan tersebut merupakan sebuah percakapan tertulis antara kedua belah pihak. Hal inilah yang digunakan oleh peradaban sebelum era modern dalam berkomunikasi, baik secara formal maupun informal. Seiring kian dibutuhkannya, maka surat dianggap sebagai sarana komunikasi yang penting bagi setiap orang di kehidupan pribadinya.

Seiring berkembangnya zaman, surat semakin sering digunakan untuk kegiatan-kegiatan formal, seperti komunikasi antara atasan dan bawahan, komunikasi dari sebuah institusi, pengikat kerjasama antara kedua perusahaan, dsb. Meski begitu, bukan berarti surat informal sudah tidak relevan lagi di era modern ini. Namun, satu hal yang menjadi kesamaan antara surat formal dan informal adalah, bagaimanapun bentuknya, sebuah surat merupakan cara komunikasi yang penting antara kedua belah pihak dalam membicarakan suatu hal.

Lalu apa sih sebetulnya fungsi surat? Fungsi surat sebetulnya sangatlah banyak, berikut adalah beberapa di antaranya:

• Sarana komunikasi
• Bentuk kerjasama
• Media pengikat
• Alat bukti
• Sarana informasi
• Pedoman
• Dll

Lalu, apakah jenis-jenis surat hanya terbagi menjadi dua saja antara; formal dan informal? Secara umum, jenis surat memang terbagi ke dua bagian, yaitu formal dan informal. Namun, secara khusus, dari kedua bagian tersebut terdapat beberapa jenis surat-surat lainnya yang beragam jenis penulisan dan ketentuan kaidahnya. Namun, hal yang bisa kita bedakan antara kedua jenis surat secara umum tersebut adalah gaya penulisan dan pembawaannya.

Jenis surat pertama adalah surat formal, yaitu surat yang ditujukan secara jelas dan ringkas. Biasanya, surat formal merupakan sebuah surat resmi yang diterbitkan sebuah instansi maupun perorangan untuk memberikan informasi penting. Gaya bahasa dalam penulisan surat formal adalah bahasa dengan kaidah KBBI yang baik dan benar. Salah satu contoh surat formal adalah surat dinas.

Jenis surat yang kedua adalah surat informal. Berbeda dengan surat formal, untuk menuliskan surat informal Anda bebas menggunakan bahasa sehari-hari yang biasa Anda gunakan sesama teman Anda. Surat informal biasanya surat-surat pertemanan, surat cinta, dsb. Jenis surat ini umumnya berisikan hal-hal jenaka atau pembahasan keseharian antara dua orang. Namun, meski Anda dibebaskan dalam menulis surat informal, bukan berarti hal-hal seperti ejaan, tanda baca, dan tata bahasa luput dari kaidah penulisan suratnya.

Seperti yang sudah dibahas di paragraf awal, di pembahasan kali ini kami akan mengerucutkan untuk mengulas kaidah surat formal. Namun sebelumnya, ada beberapa jenis surat formal yang harus Anda ketahui terlebih dahulu.

Jenis Surat Formal Berdasarkan Sifatnya

1. Surat Formal Pribadi

Siapa yang menyangka jika surat pribadi bisa juga dituliskan dengan pembawaan yang formal. Surat formal pribadi merupakan sebuah bentuk surat yang dibuat oleh individu atau perseorangan namun melibatkan hubungan kerjasama antara keduanya. Contohnya, surat perjanjian di atas materai, atau surat perjanjian kerjasama. Surat ini ditujukan untuk personal namun dengan pembawaan yang resmi.

2. Surat Niaga

Surat ini biasanya dibuat sebagai tanda jual beli. Surat niaga bisa ditujukan kepada personal, sesama instansi, maupun instansi ke personal atau sebaliknya. Biasanya, surat ini memiliki isi rincian atau invoice mengenai sebuah perniagaan yang sudah atau akan terjadi antara kedua belah pihak.

3. Surat Informasi Terbuka

Surat informasi terbuka atau surat terbuka merupakan sebuah surat yang berisikan informasi mengenai suatu hal. Surat seperti ini biasanya dimuat di sebuah media massa yang memiliki basis pembaca yang banyak. Tujuan dari surat terbuka adalah untuk memberikan komunikasi satu arah antara suatu instansi kepada publik terkait. Namun, tidak menutup kemungkinan juga bahwa surat terbuka dibuat oleh seorang individu yang memiliki massa, seperti public figure.

4. Surat Dinas

Nah surat yang terakhir dan akan kita bahas secara rinci adalah surat dinas. Surat dinas merupakan sebuah surat yang dibuat oleh suatu lembaga, organisasi, atau instansi perusahaan secara resmi yang ditujukan baik kepada individu, publik, maupun kepada instansi lainnya. Surat dinas memiliki kaidah penulisan yang wajib diikuti formatnya.

Nah setelah mengetahui jenis dan fungsi surat-surat formal secara mengerucut, maka Anda tidak akan bingung lagi dalam membedakan sebuah surat formal satu dengan surat formal lainnya. Sesuai dengan apa yang sudah kami utarakan di atas, bahwa kami akan memberikan kaidah penulisan serta contoh surat dinas agar Anda dapat menuliskan sebuah surat yang baik dan benar.

Maka dari itu, yuk simak struktur penulisan surat dinas di bawah ini!

Struktur Penulisan Surat Dinas

Seperti pada hal formal lainnya, penulisan surat dinas pun memiliki struktur yang harus kita cermati dari awal hingga akhir surat. Isi dari surat dinas yang akan dibuat haruslah efektif dan jelas. Karena jika tidak, surat tersebut akan ditanggapi dengan rancu oleh para pembacanya. Maka dari itu, hal utama yang harus diperhatikan adalah isi dari surat tersebut yang dibuat secara singkat, padat, dan jelas.

Sebelum membuat struktur surat dinas yang baik dan benar, Anda harus terlebih dahulu memahami ciri-ciri surat dinas, sehingga Anda tidak akan keliru dalam menuliskan sebuah surat baik yang formal maupun informal. Berikut adalah ciri-ciri surat dinas yang wajib Anda pahami terlebih dahulu:

1. Memiliki Kop Surat

Jika Anda ingin membedakan surat dinas dengan surat lainnya, maka hal pertama yang bisa Anda perhatikan adalah kop surat. Surat dinas memiliki kop surat di bagian atasnya. Kop surat tersebut meliputi keterangan alamat suatu instansi atau perusahaan, nama instansi atau perusahaan, dan nomor telepon instansi atau perusahaan. Kop surat ini biasa digunakan untuk memastikan apakah sebuah surat yang dikeluarkan atau dikirim kepada penerimanya resmi/official, atau tidak. Pasalnya, banyak pemalsuan surat yang sudah terjadi seiring berkembangnya teknologi digital.

2. Bahasa yang Resmi dan Formal

Ciri-ciri selanjutnya dari sebuah surat dinas adalah bisa Anda lihat di bagian bahasa yang digunakan. Bahasa yang digunakan di surat dinas adalah bahasa resmi dan formal, menyesuaikan dengan kaidah Kamus Besar Bahasa Indonesia atau KBBI. Hal itu sekaligus menjelaskan, bahwa bahasa-bahasa informal yang digunakan sehari-hari tidak bisa digunakan untuk surat dinas. Selain KBBI, pedoman bahasa yang resmi dan formal juga merujuk ke Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia atau PUEBI.

3. Singkat, Padat, dan Jelas

Seperti yang sudah kita jelaskan sebelumnya, bahwa surat dinas haruslah memiliki isi yang singkat, padat, dan jelas. Hal itulah yang membuat singkat, padat, dan jelas menjadi salah satu ciri-ciri dari surat dinas. Surat dinas biasanya menghindari kalimat bertele-tele, dan langsung menyampaikan inti dari pesan tersebut dari awal hingga akhir secara singkat, padat, dan jelas. Hal tersebut bertujuan agar tidak ada kerancuan pada maksud dan isi surat yang dibaca.

4. Terdapat Nomor Surat dan Lampiran

Ciri selanjutnya dari surat dinas adalah memiliki nomor surat, perihal, dan lampiran. Hal ini biasanya sudah ditentukan oleh masing-masing instansi setiap mengeluarkan sebuah surat. Biasanya dilakukan oleh sebuah instansi untuk melakukan foldering dan drafting dengan mudah, setiap surat yang keluar. Pemerintahan atau swasta memang memiliki aturan bakunya masing-masing terkait nomor surat.

5. Ada Cap atau Stempel Resmi

Ciri-ciri surat dinas terakhir yaitu memiliki cap atau stempel resmi dari pengirim. Biasanya cap ini terletak di atas tandatangan pimpinan suatu instansi atau perusahaan tertentu, dan berada di paling bawah surat. Hal ini lah yang menjadi tanda orisinalitas dari sebuah surat dinas.

Itulah ciri-ciri surat dinas yang wajib Anda ketahui terlebih dahulu sebelum Anda memasuki struktur penulisan surat dinas yang baik dan benar. Nah kali ini, kami akan memberikan urutan dan struktur penulisan surat yang bisa Anda jadikan patokan untuk menulis surat dinas yang baik dan benar. Berikut adalah struktur penulisan surat dinas:

1. Kop Surat

Bagian teratas surat merupakan kop surat. Persis dengan apa yang sudah dijelaskan sebelumnya, bahwa kop surat berisikan keterangan alamat, nomor telepon, dan nama dari suatu instansi atau perusahaan terkait. Tulislah atau rancang kop surat terlebih dahulu, sehingga ke depannya Anda dan perusahaan Anda dapat memiliki template untuk penulisan surat dinas di kemudian hari.

2. Tanggal Surat

Setelah kop surat, urutan selanjutnya adalah tanggal surat, di mana tanggal tersebut menunjukan waktu kapan sebuah surat tersebut dikeluarkan.

3. Nomor Surat

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, bahwa nomor surat merupakan kebijakan dari instansi atau perusahaan masing-masing. Biasanya, nomor surat ini akan mengurut, sesuai dengan urutan ke berapa dan perihal apa surat tersebut dibuat. Nomor surat wajib menjadi salah satu komponen yang berada di surat dinas untuk memudahkan urusan administrasi.

4. Perihal

Setelah nomor surat, Anda harus menuliskan perihal, yang berisikan informasi tambahan pada maksud dan tujuan dibuatnya surat dinas tersebut.

5. Lampiran

Lampiran merupakan sebuah dokumen atau berkas yang memuat informasi tambahan dari surat dinas yang Anda tulis.

6. Nama dan Alamat Tujuan

Sama seperti surat pada umumnya, sebuah surat dinas wajib mencantumkan nama dan alamat tujuan dari surat tersebut.

7. Salam Pembuka

Setelah menuliskan hal-hal di atas, maka Anda harus memulai isi surat dengan salam pembuka. Salam pembuka di sini harus disertai dengan bahasa resmi dan formal. Bagian inilah yang kemudian akan menjadi isi pokok sebuah surat.

8. Isi Surat

Tulislah isi surat secara singkat, padat, dan jelas, merujuk ke KBBI dan PUEBI.

9. Salam Penutup

Berikan salam penutup pada akhir surat.

10. Nama, Cap, dan Tembusan

Terakhir, tulislah nama dari penanggung jawab penulis surat tersebut. Jangan lupa pula berikan cap atau stempel resmi dari instansi atau perusahaan Anda. Selain itu, bisa juga ditambahkan informasi lain.

Setelah memahami dan mencermati struktur penulisan surat dinas di atas, kini kita masuk ke pemaparan contoh surat dinas yang baik dan benar. Di sini, kami akan memberikan 4 contoh surat dinas yang sudah kami kurasi dan pilih sebagai contoh surat dinas terbaik yang bisa Anda cermati pembuatannya. Maka dari itu, yuk simak 4 contoh surat dinas di bawah ini!

Contoh Surat Dinas

• Contoh Surat Dinas Undangan

• Contoh Surat Dinas Pengaduan

• Contoh Surat Dinas Permohonan

• Contoh Surat Dinas Keputusan

 

Kesimpulan

Itulah penjelasan mengenai sebuah surat formal, beserta struktur dan cara penulisannya. Ada pun beberapa contoh surat dinas yang bisa Anda pahami dan cermati cara penulisannya, sehingga Anda dapat menuliskan surat dinas yang baik dan benar. Semoga membantu!